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一九九九年本校西文期刊採直購作業方式評估報告
期刊組

　　八十七年一月二十一日「研商本校西文期刊訂購相關事宜會議」決議，為節省支付代理商之
代辦費與轉運費，全校西文期刊儘可能由圖書館統籌，向出版社直接訂購。有困難的部份，
再依規定交代理商代購。圖書館遂自八十七年四月起，調派館內優秀人員，規劃直購一九九
九年西文期刊作業，擬訂實施之流程與步驟，並自六月起，展開向近八百家國外出版社聯繫
訂購事宜。至今，十個月來，雖然不畏艱苦，全力以赴，但因出版社之配合程度﹑各訂購單
位編列之經費預算執行進度﹑會計審核制度上之規定等，種種外在因素之影響，辦理之實際
成效並不理想。整體而言，非但難以達成當初「節省公帑」之目標，而且恐怕得到「收刊不
全」與「損失難以獲償」的結果。為集思廣益，突破困境，使期刊訂購之工作績效得以改善，
並且順利收刊，故於八十八年三月三十日下午二時三十分於本校行政大樓會議室再次召開「研
商本校西文期刊訂購相關事宜會議」，討論二○○○年西文期刊續訂作業方式。
以下係在會議中就一九九九年全校西文期刊採直接訂購方式，本館提出之評估報告。

一、一九九九年西文期刊直購概況：

開辦直購業務以來，圖書館期刊組已向近八百家國外出版社聯繫查詢
一九九九年全校各單位擬訂購之一﹑七二二種期刊。其中，有五四八
種原擬交代理商訂購，但因代辦費索價太高（為期刊訂費之一‧三倍），
後來也直接訂購。截至八八﹑三﹑二四止，共收到一﹑二五四種期刊（佔
總數之七三%）之報價發票(Proforma invoice)﹑報價單(Quotation)﹑或
價目表(Price list)等，一﹑二四二種已經付款，結匯金額達新台幣一五﹑
四六六﹑四四四元。迄今，有四六八種（佔總數之二七%）期刊仍未獲報
價（其中，部份期刊可能因出版社已停止出刊﹑變更地址﹑或不接受訂
戶直接訂購等原因，而無法訂到）。

二﹑直購期刊問題：

𣇈難以編列確實經費預算所需額度及控制執行進度，對各訂購單位與會計室皆造成困擾：

堃以本會計年度論，迄今尚有部份期刊未獲報價，無法付款，對各訂購單位編列經費預
算所需額度及控制執行進度皆造成困擾，必須預留經費以應需要。最後若訂不到，又須臨時
變更經費用途，並趕在會計年度結束前使用完畢。

𡑔付款之後，還會收到某些出版社之停刊通知並且退回支票﹑或是漲價通知並且寄來補
繳差價發票，增加經費處理程序及預算控制之複雜程度。

𤍣某些出版社不提供正式報價單﹑發票﹑收據等核銷憑證，使圖書館無法辦理核銷結案，
本校經費預算執行進度因而受阻。

堦圖書館﹑出版社﹑銀行﹑訂購單位間，「詢價」﹑「報價」﹑「開立支票」﹑「付款」
之時間不易配合。例如，有時在寄出支票二個月後，圖書館竟收到出版社催款通知，雖可再
去函提供已付款證明，但期刊可能已經脫期。

𥌓圖書館與出版社間因為缺乏完善且便於追蹤﹑查核的電腦系統（圖書
館的INNOPAC系統功能不足以應付需要）與聯絡網，訂購﹑催缺都
有若干問題：

堃本校所訂期刊，多為各專業學會之學術性（非商業性）刊物，出刊時程及期數不規律者
比率頗高，對訂戶之服務亦較差。

𡑔圖書館以電子信函﹑傳真信函及掛號信函多種方式聯繫出版社詢價。聯繫三次未獲
回覆者，只好視為訂不到，對訂購單位造成學術研究資源之損失。

𤍣除非每年連續交予同一家代理商代辦，否則因出刊不規律，易造成今年與前一年之訂
期重疊或中斷之情形。

堦同理，執行催缺亦容易發生誤催或漏催之情形。若超過出版社之「補刊效期」催缺，
出版社會拒絕補寄。

𤯵期刊若由代理商代購，圖書館只需將缺刊清單交予處理，代理商須主動偵查﹑追蹤缺
刊原因並予補全（不能補全者，則須依合約規定退款），作業效率高（代理商為出版社之大訂
戶，基於共同利益，雙方配合度高）。

塜反之，圖書館直購期刊，須自行費時﹑費力向數百家出版社分別聯繫催缺，作業效率
低（理由與前項相反）。

墪最為嚴重的問題是，圖書館不可能與數百家出版社分別簽訂合約，
缺刊難獲補償（退款）。未收刊者，等於訂購單位虛擲金錢，且其
數額超過直購所節省者，有違「為節省公帑而由代辦改為直購」
之初衷。

矅寄刊錯誤問題：

出版社寄送期刊之地址錯誤或寄來訂期之外的期刊，或郵遞錯誤，
均會造成缺刊。若各單位收到出版社報價單﹑期刊，係因出版社
作業疏失所致，請立刻轉送圖書館期刊組處理報帳﹑點收。出版
社寄送期刊份數不足時（例如，三個單位訂購，但只收到一份），
圖書館無論將期刊發送給哪個單位，都不合理。

𢣷館藏管理及裝訂問題：

館藏不全，損害期刊之整體學術價值。遇到缺刊，在無法確知能
否補全前，必須延後裝訂作業，等待出版社補寄。裝訂前，零散
單本之期刊較難管理利用，且較易遺失。

三﹑直購期刊之成本分析：

預估全校一九九九年西文期刊支出總金額約為新台幣一千八百八十萬元

𣇈節省部份：共約新台幣二百二十六萬元

𥌓因為直購而額外增加之支出部份：共

約新台幣一百八十九萬元

矅損失部份：

堃有形損失---缺刊：損失金額視缺刊率而定

𡑔難以估量之無形損失：

˙收刊不全，減低期刊之整體學術價值，對師生之研究與學習皆產
 生不利影響。

˙期刊組因將人員主力投注於訂購﹑催缺，則無力在其他工作項目（參
考諮詢及推廣服務等）上多作貢獻，可說是讀者權益的損失。而除
直購承辦人員外，圖書館會計﹑理學院圖書分館人員，甚至其他
之業務相關單位（會計室﹑保管組﹑出納組等）亦須投入大量人力處
理相關業務，無異於一種資源的損耗。

綜合各方面之損益情形整體評估，直購西刊較之於委託代理商代購，可以說是損多於益。

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